Polityka Prywatności Serwisu Internetowego Petra Medica Sp. z o.o.

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Petra Medica Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (04-329)
przy ul. Grochowskiej 166 (dalej: „Administrator”) w związku z korzystaniem ze strony internetowej oraz świadczeniem usług medycznych.

1. Definicje

Dane Osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

Dane identyfikacyjne – informacje pozwalające zidentyfikować konkretną osobę, np. imię i nazwisko, numer PESEL, numer paszportu.

Dane kontaktowe – informacje służące do nawiązania kontaktu z osobą, ale same w sobie nie muszą jednoznacznie jej identyfikować, np. numer telefonu, adres e-mail.

Dane medyczne – dane osobowe związane ze zdrowiem fizycznym lub psychicznym osoby fizycznej.

Przetwarzanie – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych,

Profilowanie – automatyczne przetwarzanie danych osobowych w celu oceny niektórych cech osobowych pacjenta. Nie obejmuje przypomnień o wizytach i badaniach ani działań marketingowych.

Administrator danych i Inspektor Ochrony Danych

Administrator danych: Petra Medica Sp. z o.o.
Siedziba: ul. Grochowska 166, 04-329 Warszawa

Inspektor Ochrony Danych (IOD) Inspektorem Ochrony Danych jest osoba wyznaczona przez Administratora. Kontakt z IOD możliwy jest pod adresem e mail: inspektor@petramedica.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

• Realizacja usług medycznych (diagnostycznych, leczniczych, rehabilitacyjnych)

Kategorie danych: dane identyfikacyjne, kontaktowe, medyczne
Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. h RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o działalności leczniczej oraz ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta
Okres przechowywania: wynikający z przepisów prawa – w szczególności dokumentacja medyczna przez co najmniej 20 lat

• Realizacja umów z NFZ lub innych źródeł finansowania świadczeń

Kategorie danych: dane identyfikacyjne, kontaktowe, medyczne
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO; art. 9 ust. 2 lit. h RODO; ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych
Okres przechowywania: co najmniej przez 10 lat (na podstawie § 12 ust. 4 Ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej – OWU NFZ)

• Rejestracja i weryfikacja pacjenta

Kategorie danych: dane identyfikacyjne, kontaktowe
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 9 ust. 2 lit. h RODO
Okres przechowywania: do zakończenia świadczenia usługi + okres przedawnienia roszczeń

• Kontakt i przypomnienia, powiadomienia o wynikach badań, (telefon, sms/e, mail)

Kategorie danych: dane kontaktowe
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO
Okres przechowywania: przez czas trwania relacji oraz do realizacji obowiązków prawnych

• Profilowanie – Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. Przypomnienia o wizytach i badaniach nie są traktowane jako profilowanie w tym sensie.

Kategorie danych: dane medyczne, dane kontaktowe, daty wizy
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Okres przechowywania: przez okres prowadzenia dokumentacji medycznej lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

• Prowadzenie rozliczeń finansowych i windykacja należności

Kategorie danych: dane osobowe
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO
Okres przechowywania: do czasu realizacji usługi i dokonania opłaty

• Marketing usług medycznych (newsletter, mailing) oraz kontakt w związku z ankietą satysfakcji pacjenta – wyłącznie w przypadku zaznaczenia zgody „Tak, proszę o kontakt”

Kategorie danych: dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu) – podane dobrowolnie przez pacjenta
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)
Okres przechowywania: do wycofania zgody lub zakończenia komunikacji związanej z opinią pacjenta

• Przetwarzanie danych w celach konkursowych, plebiscytowych i promocyjnych

Kategorie danych: dane identyfikacyjne, kontaktowe
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)
Okres przechowywania: do zakończenia konkursu/promocji i ew. przedawnienia roszczeń, po czym dane są anonimizowane

• Ankiety i badania opinii (również marketingowe)

Kategorie danych: dane kontaktowe, opcjonalnie identyfikacyjne
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)
Okres przechowywania: do zakończenia badania lub wycofania zgody, nie dłużej niż 5 lat od ostatniego kontaktu

3. Zakres i źródła danych

Administrator przetwarza następujące dane pacjenta:

• imię i nazwisko,
• PESEL lub seria i numer paszportu,
• data urodzenia oraz kraj wydania paszportu (dotyczy rezerwacji z wykorzystaniem paszportu),
• dane kontaktowe (adres zamieszkania, telefon, e-mail),
• dane medyczne zawarte w dokumentacji medycznej,
• dane finansowe w przypadku świadczeń komercyjnych,
• inne dane udostępnione przez pacjenta.

Dane zbierane są:

• bezpośrednio od pacjenta (formularze, ankiety, plebiscyty, zgłoszenia do konkursów),
• od podmiotów uprawnionych (NFZ, laboratoria, zakłady ubezpieczeń),
• automatycznie podczas korzystania ze strony (cookies, logi serwera, narzędzia analityczne i marketingowe wykorzystywane na stronie internetowej).

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe pacjentów mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym na mocy przepisów prawa lub współpracującym z Administratorem
w związku z realizacją usług medycznych, na podstawie podpisanych umów, w szczególności:

• podmiotom świadczącym usługi informatyczne, w tym hosting, serwis Internetowy, bieżącą opieką informatyczną
• podmiotom zapewniającym dostęp do systemów rejestracji i elektronicznej historii choroby pacjenta
• podwykonawcom usług medycznym (innym podmiotom medycznym, laboratoriom, pracowniom diagnostyki obrazowej
• podmiotom obsługującym system płatności elektronicznych
• dostawcom usług pocztowych i kurierskich
• organom publicznym (NFZ, ZUS, Sanepid, organy kontrolne)
• podmiotom dostarczającym narzędzia analityczne, marketingowe oraz integracje z mediami społecznościowymi, w szczególności: Google LLC (np. Google Analytics, YouTube, usługi związane z wizytówką Google Business Profile), Meta Platforms Ireland Ltd. (Facebook i Instagram), LinkedIn Ireland Unlimited Company, Microsoft Corporation (Microsoft Clarity),
• dostawcom systemów komunikacyjnych (SMS, newsletter).

W każdym przypadku odbiorcy zobowiązani są do zachowania poufności i stosowania odpowiednich zabezpieczeń. Tam, gdzie to możliwe, dane są przetwarzane w formie zanonimizowanej.

5. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przetwarzane będą przez okres wymagany przepisami prawa dla dokumentacji medycznej, a także przez czas niezbędny do dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi.

• dokumentacja medyczna: minimalnie 20 lat,
• dane kontaktowe udostępniane przy korzystaniu z formularzy kontaktowych lub komunikatorów, bez zakładania konta pacjent lub bez rezerwacji usługi:
  do czasu zakończenia komunikacji lub do czasu cofnięcia zgody
• dane przetwarzane w celach rozliczeniowo-podatkowych oraz archiwizacyjnych: 5 lat od końca roku, w którym zakończyło się świadczenie usług.
• pliki cookies: do 12 miesięcy,
• dane marketingowe: do czasu wycofania zgody, nie dłużej niż przez 5 lat od ostatniego kontaktu.
• dane związane z ankietą satysfakcji pacjenta: kontakt w związku z ankietą satysfakcji pacjenta – wyłącznie w przypadku zaznaczenia zgody ‘Tak, proszę o kontakt’, dane przetwarzane do czasu wycofania zgody, nie dłużej niż przez 5 lat od ostatniego kontaktu w ramach ankiety
• dane konkursowe, plebiscytowe i promocyjne: do zakończenia akcji i ewentualnego przedawnienia roszczeń, potem zanonimizowane.
• dane przetwarzane przez narzędzia analityczne i marketingowe mogą być przechowywane przez dostawców tych narzędzi przez okres wynikający z ich polityk prywatności oraz ustawień cookies zaakceptowanych przez użytkownika.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO pacjentom przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania (poprawiania) danych,
• prawo usunięcia danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym),
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych.

7. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest niezbędne do świadczenia usług medycznych. Brak ich podania uniemożliwi zawarcie i wykonanie umowy na świadczenie usług medycznych. Podanie danych osobowych i kontaktowych w formularzach kontaktowych i komunikatorach umożliwi realizację zgłoszenia.

8. Środki bezpieczeństwa

Administrator zapewnia stosowne środki techniczne i organizacyjne, by przetwarzanie danych odbywało się zgodnie z zasadami poufności, integralności i dostępności, w tym zabezpieczając dane przed nieuprawnionym dostępem oraz utratą.

9. Informacje o plikach cookies

Pliki cookies mogą być odczytywane przez system teleinformatyczny Administratora (cookies własne) lub przez systemy teleinformatyczne podmiotów trzecich (cookies podmiotów trzecich). W plikach cookies zapisywane są określone informacje, do których systemy następnie uzyskują dostęp w celach funkcjonalnych, analitycznych, marketingowych oraz statystycznych.

Strona korzysta z plików cookies własnych oraz cookies podmiotów trzecich związanych z narzędziami analitycznymi, marketingowymi oraz integracją z mediami społecznościowymi (np. Google – w tym Google Analytics i YouTube, Meta – Facebook i Instagram, LinkedIn, Microsoft Clarity.

Rozróżnia się:

• Niezbędne cookies: Użytkownik ma możliwość zobaczenia, które pliki cookies są uznawane za niezbędne, oraz zmiany zgody w dowolnym momencie, bez konieczności przechodzenia do Polityki Prywatności.
• Pozostałe cookies (funkcjonalne, analityczne, marketingowe): wykorzystywane na podstawie Twojej zgody. Do czasu jej wyrażenia są zablokowane.

Podczas pierwszej wizyty na stronie wyświetlony zostanie komunikat o cookies, w którym można wyrazić zgodę na korzystanie z poszczególnych kategorii plików. Wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może uniemożliwiać korzystanie z części funkcji na stronie oraz innych serwisów korzystających z cookies (np. przyciski społecznościowe, widgety).

Na stronie stosowany jest mechanizm zarządzania zgodami użytkowników na pliki cookies oraz technologie podobne (tzw. Consent Mode). Użytkownik może w dowolnym momencie wyrazić zgodę lub odmówić zgody na wykorzystywanie plików cookies analitycznych i marketingowych. W zależności od udzielonej zgody niektóre narzędzia analityczne lub marketingowe mogą działać w ograniczonym zakresie lub być całkowicie zablokowane.

W związku z korzystaniem z narzędzi analitycznych, marketingowych oraz integracji z mediami społecznościowymi dane użytkowników mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych. W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych zapewniających ich ochronę, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Odnośniki do mediów społecznościowych: Na stronie znajdują się odnośniki do profili Administratora w serwisach społecznościowych (Facebook, Instagram, LinkedIn, X). Kliknięcie w ikonę danego serwisu powoduje bezpośrednie połączenie z serwerami tego podmiotu. Administrator przetwarza dane osób odwiedzających te profile (np. polubienia, komentarze) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes), w celu komunikacji z użytkownikami i promocji usług.

Administrator nie ma dostępu do danych umożliwiających identyfikację osób fizycznych. Przetwarzane są wyłącznie informacje anonimowe. Poniżej przedstawiono narzędzia, które wiążą się z gromadzeniem informacji anonimowych.

• Google Analytics

Dostawca: Google LLC.
Cel wykorzystania: analiza i statystyka związana z zachowaniami osób odwiedzających stronę internetową.
Wyjaśnienia dostawcy: Zobacz
Ustawienia dostawcy: Zobacz

• Google Ads

Dostawca: Google LLC.
Cel wykorzystania: Pomiarowanie i targetowanie reklam.
Wyjaśnienia dostawcy: Zobacz
Ustawienia dostawcy: Zobacz

• Google Business Profile (wizytówka Google)

Dostawca: Google LLC.
Cel wykorzystania: Analiza i targetowanie reklam w ramach wizytówki Google
Wyjaśnienia dostawcy: Zobacz
Ustawienia dostawcy: Zobacz

• Instagram Ads

Dostawca: Meta Platforms Ireland
Cel wykorzystania: Targetowanie reklam w Instagramie
Wyjaśnienia dostawcy: Zobacz
Ustawienia dostawcy: Zobacz

• LinkedIn Insight Tag

Dostawca: LinkedIn Ireland Unlimited
Cel wykorzystania: Analiza zachowań na stronie internetowej, mierzenie konwersji oraz targetowanie reklam w ramach systemu reklamowego LinkedIn.
Wyjaśnienia dostawcy: Zobacz
Ustawienia dostawcy: Zobacz

• Facebook Pixel

Dostawca: Meta Platforms Ireland
Cel wykorzystania: Targetowanie reklam, analiza konwersji
Wyjaśnienia dostawcy: Zobacz
Ustawienia dostawcy: Zobacz

• YouTube Cookies

Dostawca: Google LLC
Cel wykorzystania: Odtwarzanie treści wideo, analiza zachowania użytkowników
Wyjaśnienia dostawcy: Zobacz
Ustawienia dostawcy: Zobacz

• Microsoft Clarity

Dostawca: Microsoft Corp.
Cel wykorzystania: Analiza zachowania użytkowników
Wyjaśnienia dostawcy: Zobacz
Ustawienia dostawcy: Zobacz

10. Przetwarzanie danych osobowych dzieci

Serwis internetowy Administratora nie jest skierowany do dzieci poniżej 16. roku życia, chyba że dane te są przetwarzane w związku ze świadczeniem usług medycznych na rzecz dziecka – w takim przypadku dane osobowe dziecka mogą być przetwarzane wyłącznie za zgodą jego przedstawiciela ustawowego (np. rodzica lub opiekuna prawnego), zgodnie z art. 8 ust. 1 RODO oraz innymi przepisami prawa krajowego.

W przypadku świadczeń zdrowotnych, dane dzieci (w tym dane medyczne) przetwarzane są na podstawie obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony zdrowia (m.in. ustawy o działalności leczniczej, ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta), przy zachowaniu szczególnych zasad ochrony danych osób małoletnich.

Administrator podejmuje uzasadnione działania w celu weryfikacji, czy zgoda – o ile jest wymagana – została wyrażona przez osobę sprawującą władzę rodzicielską lub opiekę nad dzieckiem.

W przypadku formularzy kontaktowych, zapisów na wizyty lub rezerwacji badań za pośrednictwem strony internetowej, dane osobowe dziecka mogą być podane wyłącznie przez jego przedstawiciela ustawowego. Formularze te nie powinny być wypełniane samodzielnie przez dzieci ani osoby małoletnie bez upoważnienia opiekuna.

11. Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności.
O wszelkich istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani poprzez publikację zaktualizowanej wersji na stronie internetowej.